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【经验分享】业主委员会运作评估五项制度（附案例）

来源：吴泾镇双柏新村居委会微信公众平台  日期：2017-07-05

业主委员会运作评估五项制度


业主委员会会议制度


为维护来访业主合法权益，规范来访接待工作，提高工作效率和质量，根据《小区业主大会议事规则》和有关法律法规规定，结合来访接待工作实际，制定本制度。
（一）、业主委员会轮值委员负责业主来访的日常接待工作。
（二）、业主委员会轮值委员对来访业主要热情接待，认真听取所反映的问题，仔细阅读来访者携带的材料，准确掌握来访目的。
（三）、业主委员会轮值委员认真做好接待来访业主服务工作，按照事前预约或来访时间顺序，逐人(批)安排接待。
（四）、对接访受理的信访事项，当时能处理或解释清楚的问题，做到当场办结；因需调查、协调或其它原因不能当时办理，必须明确具体处理方式和时限，并告之信访人。
（五）、对大规模非正常集体上访事件，业主委员会主任、副主任必须第一时间赶赴现场，负责答复信访业主，做好矛盾化解工作。
（六）、业主委员会参与接待的人员为首访责任人，不得相互推诿，激化矛盾。首访责任人负责该上访事项的处理、办结、息诉息访工作，把矛盾和问题化解在基层，化解在萌芽状态，杜绝矛盾上交。重大、疑难、复杂事项及时请示汇报，需与其他单位协调解决的，及时、主动协商沟通。
（七）、及时整理群众来访反映的各类问题，认真分析，分类汇总，做好群众来访信息上报工作。
（八）、现场接待地点为小区业主委员会办公地点。

业主委员会会议制度
为维护小区业主合法权益，规范议事程序，提高工作效率和质量，根据《小区业主大会议事规则》和有关法律法规规定，结合工作实际，制定本制度。
（一）、业主委员会每两个月召开一次例会，经三分之一以上业主委员会委员提议或者业主委员会主任认为有必要的，应当及时召开业主委员会会议。
（二）、会议由主任负责召集，主任因故不能召集的，由副主任负责召集。主任、副主任均因故不能召集的，由三分之一以上的委员联合召集，也可以由居（村）民委员会指定一名委员召集。
（三）、委员因故不能参加会议的，应当提前1日向业主委员会召集人作出说明。
（四）、业委会会议召集人应当提前7日将会议通知及有关材料送达每位委员。
（五）、会议应当有过半数委员出席，作出决定须经全体委员人数过半数以上同意。
（六）、做好会议书面记录，由出席会议的委员签字后存档。业主委员会做出的决定，应当以书面形式向全体业主公告。

业主委员会印章使用、保管制度
为维护小区业主合法权益，规范印章使用和管理，提高工作效率和质量，根据《小区业主大会议事规则》和有关法律法规规定，结合工作实际，制定本制度。
（一）、业主大会印章、业主大会财务专用章和业主委员会印章分别由专人保管，实行使用登记制度。
（二）、公章由业主委员会副主任处保管。小区重大事项使用印章的，需经业主委员会表决通过后，印章保管人方可盖章，存档保管。启用印章前，均需到业委会副主任处办理领取手续，接受相应的责权告知，签定《印章签收手续》并备案。
（三）、财务印鉴章由分管委员保管，主要用于银行汇票、现金支票等需要加盖银行预留印鉴等业务或发票上使用，发票专用章主要用于发票盖章，发票专用章由财务部专人保管。
（四）、各类印章的使用登记薄要由专人严格保存管理，不得损毁或遗失。
（五）、业主委员会的所有印章使用，均不得超越业主委员会的职责范围，不得从事有损业主利益之行为。

业主委员会档案管理制度
为维护小区业主合法权益，规范档案管理，提高工作效率和质量，根据《小区业主大会议事规则》和有关法律法规规定，结合工作实际，制定本制度。
（一）、业主大会档案资料，由业主委员会指定专人保管。
（二）、保管人必须维护档案的完整与安全，并接受必要培训。
（三）、档案的收集：收集工作是建立在归档制度上的。业委会、物业企业等部门将办理完毕的文件材料，经过挑选，立卷，定期移交档案室集中保存。
（四）、归档范围：凡是业委会具有考查利用价值的文件材料。包括合同、工作报告、贸易单据，以及工作日记、照片等各种形式、载体的文件。
（五）、归档时间：办理完毕的文件，按工作阶段性进行归档。凡是有机密性的文件，随时形成，随时归档。凡是有法律效用的文件材料，一生效就归档。
业主委员会信息公开制度
为维护小区业主合法权益，规范信息公开，提高工作效率和质量，根据《小区业主大会议事规则》和有关法律法规规定，结合工作实际，制定本制度。
（一）、信息公开应当遵循公正、公平、便民的原则。
（二）、下列事项应当在三日内在物业管理区域内进行信息公告： 1，业主委员会的决定；2，业主大会会议的决定；3，业委会成员资格终止情况。
（三）、一年至少两次公布维修资金账目。
（四）、主动公开的信息，由业主委员会负责制作，经主任审核后发布或更新，并接受业主查询。
（五）、业主委员会制作信息时，应当依照法律、法规的有关规定，对拟公开的信息进行内容把关和保密审查。


会议制度

档案管理制度

接待制度

信息公开制度

印章使用管理制度

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